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如何改善庫存盤點流程？3 大盤點技巧，又快又準確
發布日期：2023 年 05 月 08 日
許多倉庫和零售商在盤點庫存時，經常發現數量不符、東翻西找還是找不到庫存，導致顧客無法按時收到訂購商品，最後演變成不間斷的客訴抱怨，品牌的形象與信譽因此受到打擊。
庫存盤點管理如果沒有做好，很容易就會陷入惡性循環。但是，對於剛剛開始接觸盤點的人來說，這項任務可能會讓人感到無從下手，也不清楚庫存盤點的結果意味著什麼。
我們將傳授您盤點管理的實用小技巧，帶您揭開標準盤點流程、如何有效率地快速盤點的神秘面紗。想改善庫存盤點作業，成為盤點管理的高手，就從閱讀這篇文章開始！
庫存盤點為何重要？
維持準確的庫存量能幫助企業審視存貨成本和毛利率，作為評估內部財務管理的基本健康指標。透過庫存盤點，企業能比較帳面庫存與實際庫存，追蹤數量與其價值。
舉例來說，當存貨囤積已久，您需要思考化解庫存過剩的辦法，針對周轉速度緩慢的滯銷品、停產且市場已無實際需求的庫存，您該如何轉換其用途，創造新的價值。
另一個常聽到的例子是，流動性高的商品時常缺貨無法準時配送，導致消費者滿意度下降，最終轉往其他零售品牌的懷抱，這時除了積極調撥庫存，增加人員巡視貨架的次數，補充存貨，企業還能怎麼做？您可能得考慮尋求更縝密的替代方案，帶入數位轉型的思維，為公司導入需求規劃軟體（如 MOVEX | Forecast）改善預測庫存供應量，降低隱形成本。
說到底，庫存盤點的訊息會用在預算拿捏、未來銷售願景、供應鏈決策與其他商業重要方向上，是完善財務管理、客戶服務和營運效率的關鍵推手。
庫存盤點制度
展開盤點行動前，就遇到存貨管理的計算問題，不知道要採用哪種會計盤存制度好？我們先來認識兩大庫存管理方式吧！
定期盤存制
最常見的庫存盤點計畫是定期盤存制（Periodic Inventory System），負責人員會在固定週期更新庫存資訊，實地清點倉儲區域或門市貨架上看得到的實際庫存。
有些公司會針對資產進行年度大盤點，或是每季、每月盤點一次，尤其是在重視存貨與耗材供給量的營運單位如餐廳、零售門市、大賣場甚至會在晚班或打烊前完成每日盤點作業。
以年終盤點為例，有些倉庫會在盤點期間暫時停止正常出貨，以便確實統計企業的實際庫存量，或是乾脆避開出貨旺季，選擇在淡季的時候全面盤點，以防進進出出的貨物造成盤點誤差。
不過，哪種類型的庫存適合使用定期性盤點？如果您的庫存種類單純且倉庫規模小，那手動計算庫存應該會是最符合經濟效益的管理方式。
永續盤存制
站在持續性盤點的管理角度，永續盤存制（Perpetual Inventory System）絕不放過每樣庫存進出和移動的身影，任何庫存異動情形都會清楚地登記在 ERP 或 WMS 中（如 MOVEX | Logistics 倉儲管理系統），不僅能追蹤呆滯庫存在架上的停留時間，還能隨時檢視即時的帳面庫存。
對比定期盤存制只在特定時間點貨，永續盤存制無時無刻都在更新庫存紀錄，也因此更加依賴庫存盤點系統、條碼管理與電子設備的整合性。這項盤點計畫通常會用行動掃描技術蒐集資料，並藉由手機盤點系統、QR Code 盤點系統、RFID 盤點系統自動上傳最新庫存量。
如果您倉庫擺放的產品組合複雜，或是擁有大量高單價的庫存，永續盤存制能在不影響營運的基礎下，幫助您完成盤點步驟，除了提高企業帳務和實際庫存的準確性，還有效掌握銷售成本。
倉庫盤點流程
倉庫盤點流程不外乎是「清點」、「記錄」、「核對」、「更正」四大步驟，我們以 MOVEX | Logistics 倉儲管理系統（MOVEX WMS）為例，帶您進入庫存盤點 SOP。
- 首先選定庫存盤點方式，比如週期性盤點、持續性盤點。
- 從 MOVEX WMS 建立並列印庫存盤點單。
- 根據列印在盤點單上的儲位編號，走到指定商品的儲位位置，開始人工清點。
- 為清點過的庫存做記號，例如：劃叉表示缺貨、打勾表示有現貨，並記錄實際數量。
- 盤點完畢後，將實際庫存登記至 MOVEX WMS。
- 彙整實際盤點數據與帳面庫存，產出庫存差異報告，視情況回報給主管。
- 根據盤差結果，MOVEX WMS 自動更新帳面庫存。
上述的盤點標準作業流程是以搭配「紙本」盤點單基礎，而同樣的流程在 MOVEX WMS 中也可以透過「無紙化」搭配條碼掃描器達成。
雖然在實務應用上，企業可能會依照不同的行業別、庫存屬性、商業策略微調盤點對策，難以一體適用，但對 MOVEX WMS 的影響並不大。因為不論是在固定的時間全面盤點，或是持續在進貨、揀貨庫存異動時即時進行盤點，兩種庫存盤點方式都能透過 MOVEX WMS 彈性實現，也就是說同一間公司可以依照需求和時機自由切換倉庫盤點流程。
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庫存盤點怎麼改善？
實施盤點流程並非不可能的任務，但要怎麼「快、狠、準」管理盤點流程，對於企業來說，可能是一項艱鉅的超級挑戰。靠熟門熟路的資深盤點員能解決當務之急，可惜無法一勞永逸。
別讓庫存盤點成為企業穩定發展的絆腳石！掌握計畫書下筆訣竅、數位科技應用，您的盤點流程也能突破阻礙，獲得改善。
（1）擬定倉庫盤點計畫
想達成有效管理的目標，別一頭栽進去，首要技巧就是預先制定作戰計畫，盡可能釐清即將要發生的問題，面對盤點任務也是如此，您需要準備一份倉庫專用的庫存盤點計畫。
- 要多久實施一次盤點？每次大盤預計會花多少時間？
- 熱銷商品與滯銷商品的盤點週期分別為何？那消耗品與非消耗品呢？
- 盤點日期會不會和重要出貨檔期產生衝突，像是每逢週年慶總要限時配送搶購套組？
- 盤點要包含的倉庫樓層與貨架範圍有哪些？
- 要調派多少人手支援盤點作業？
- 是否需要額外添購電子設備輔助盤點流程？預算上能否通過？
- 目前的倉庫佈局是否有改善空間，像是移除混亂雜物，以便規劃整潔的盤點動線；或是調整貨架高度，提高拿取貨物的安全性，降低受傷風險？
此外，您還需要和各項目的負責人溝通，使工作分工明確，避免重複作業，佔用備貨處理走道和已安排的倉庫進貨流程。一旦找到這些問題的解答，就代表您的前置計畫做得差不多了，接下來就可以交給盤點人員按部就班，有條理地執行庫存盤點。
（2）搭配條碼掃描器
在沒有意外的情況下，手動盤點的範圍越大，所需勞動力就越多。許多物流倉庫作業員和商店店員都曾體驗過盤點過程的辛苦，包括來回計算架上商品數量、在盤點單寫下數字和認列盤損的原因。有時候，人為的抄寫疏失或庫存統計錯誤也會帶來麻煩。
然而，要怎麼減少失誤且即時回報庫存盤盈、盤虧情況呢？
擁有行動裝置掃描商品條碼輔助盤點流程後，您不用再擔心點貨點到一半，會突然忘記算到哪裡。因為只需幾秒鐘的時間，手持條碼器即可直接改善庫存資料蒐集速度，並正確、迅速地將資料傳輸到盤點系統中。而且採用 RFID 條碼掃描器，甚至能一次辨識多個條碼，同時盤點多樣物品。有了這樣的工具，您再也不用擔心加班熬夜，卻無法趕在隔天開工前完成盤點了。
（3）雲端庫存管理系統
庫存盤點是一項乏味又耗時的工作。傳統的作業模式要求人員用紙筆記錄，再回到 Excel 庫存盤點表輸入資料，如果又剛好是大盤，從開始到結束可以花上數個小時到一整天的時間。近年面臨勞動市場大缺工的衝擊，物流人力吃緊，這樣的管理流程既不簡便也不利於庫存追蹤，還可能造成盤點人員的負擔。
很顯然，您需要一種更有效率的方式來管控庫存。但該如何做到快速更新庫存，進而改善盤點流程呢？雲端庫存系統是各門市據點、物流倉庫資料的線上集合站，具備庫存集中管理功能，能協助企業即時洞察跨通路庫存，自動調整盤點差異。最重要的是，庫存上雲能確保資料的安全性，同步每筆資料的活動紀錄，每位使用者的一舉一動都能透過雲端庫存系統查詢。
如果您的公司已經在使用 ERP、WMS 或進銷存控管庫存，只不過系統本身安裝在電腦上，或是無法支援移動式盤點流程，那該怎麼辦？這時您需要的不是雲端庫存管理系統，而是一個「方邊攜帶，能邊走邊輸入盤點資料的系統畫面」，雖然說起來容易，但往往企業遇到的難題是合作的系統商以套裝軟體的開發限制為由，拒絕客製需求。
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