採購訂單的封面圖,一個男子拿著筆簽核請購單,再拋轉成採購單

採購單、請購單差在哪?用對採購管理系統,不再傻傻分不清

上次更新日期:2024 年 01 月 17 日

「打開 Excel 工作表,填寫項目和數字,列印申請資料,將紙本文件交給相關單位簽核,寄信跟供應商確認細節」,沒錯,這就是採購人員的日常。

如今步入數位轉型,擁抱科技趨勢的企業比比皆是,難道採購流程無法電子化,只能仰賴人工作業模式嗎?在數位化改革的背景下,難道採購管理與供應鏈物流只能獨立運作,無法有效整合嗎?

我們都知道「轉型」就像是一輛經過改裝的賽車,需要不斷地升級、調整,才能在市場跑道上勝出。但「轉型」不僅僅是零售產品和商業服務的責任,更是企業內部組織和流程的重大改變。

在這篇文章中,我們將帶領您探究採購管理的相關知識,包括採購單格式、採購單與請購單的區別,以及供應商管理對採購管理的重要性。如果想運用數位採購系統,提高企業的核心競爭力,這些精采知識不容錯過。現在就讓我們一起開始學習,掌握採購管理的精髓吧!

什麼是採購單?


採購單(Purchase Order,PO)也作採購訂單,是由買方發送給賣方(供應製造商)的一份商業文件,且有關商品或服務的採購請求,同時具備法律效力。作為買方和供應商之間的買賣契約,採購單囊括商品類別、採購數量、價格和交貨日期等詳細交易資料。

採購單有助於買方和供應商確認重要的採購內容、條款與細則,避免雙方造成誤解或日後的糾紛,甚至能對供應商關係的維繫起到加分作用。採購單的重要性在企業的採購流程中不言而喻。

為了簡化採購管理流程,並加快部門間與供應鏈上游廠商的溝通速度,大部分的公司會選用標準化的採購單格式來訂購商品。有些投入數位轉型的企業,甚至會導入電子採購管理系統,使製作、審核、產出的流程自動化,在安全與透明度之間取得平衡。

企業的採購管理流程為何?


採購管理流程是指企業在完成採購所需物品時,按照一定的標準程序選擇供應商,達成採購協議與簽署合約,最終完成採購過程的一系列活動。

和多數的商業管理流程一樣,採購管理的旅程會牽涉到不同的利害關係人。如果採購金額不大,像是辦公文具採買,可能不需要由太多單位經手;但如果採購金額大,像是倉儲系統置換或每季度的新品採購,就需要由下往上進行簽核,申請部門經理、財務部門、採購部門,最後獲得總經理同意。

實際的採購規定會因公司性質有所調整,但不變的是,採購管理流程能幫助企業追蹤內部作業進度、供應商的表現,確保採購供應鏈中的商品交付品質在您的掌控之中。

採購管理的實施流程大致上離不開以下幾點主要步驟:

  1. 建立公司請購單:企業內部員工根據想要購買的商品填寫請購表格,向採購部門提出請購需求。

  2. 等待直屬主管審核:從請購單(Purchase Requisition,PR)轉成採購單之前,得先經過內部審核流程,通常會由直屬主管決定請購單是否符合商業規範與部門預算,授權採購,有時候也不排除需要其他事業單位的核准。

  3. 選定合作供應商:採購部門會根據商品生產來源、供應品質、運輸成本等尋覓不同的供應商,索取報價,作為議價和評估的標準。在這個步驟,可以加強對供應商的背景、信譽等進行更全盤的調查,以降低採購風險。

  4. 建立採購訂單:待雙方達成協議之後,企業會需要以書信、Email 或是採購管理系統向供應商傳送採購單,確立交貨時間、數量等採購細節。採購單建立的常見作法,會透過紙本填寫或是採購管理系統自動產出。

  5. 等候供應商回覆:正式採購單一旦開立完成,且被供應商接受後,將具有法律約束力。供應商收到採購單後,開始準備後續商品供給,發送出貨通知。

  6. 採購到貨驗收:當供應商將商品送達企業倉庫後,收貨人員會比對採購單、出貨通知與實際進貨內容物,以確保商品數量、品質皆符合採購單要求。如果有數量短缺或品質參差不齊的狀況,倉庫進貨單位會將接收的每項商品或因短缺或品質參差不齊而拒收的記錄登記起來。

  7. 採購付款結算:採購部門確定入庫商品合格沒問題之後,會交由財會部門結清與供應商的應付帳款。採購管理流程順利結案,所有相關資訊歸檔。

有些公司長年的習慣是直接製作採購單,雖然沒有請購程序,卻不代表「採購單」可以跳過內部審核的步驟,一般來說,在正式提供給供應商前,「採購單」還是得經過公司相關單位的層層簽核,才能放行。一來避免內神通外鬼的不法採購案,二來確保經費的使用沒有和企業目標背道而馳。

延伸閱讀:想讓企業流程自動化,發展不受限,您需要 OSP 的數位商務軟體

請購單(PR)&採購單(PO)的差異


介紹了這麼多,您還是分不太清楚「請購單」與「採購單」的差異,對兩種單據感到困惑嗎?我們整理了以下的比較表,希望能幫助您更好理解。

請購單與採購單的比較表

採購單格式和範本


每間公司製作的採購單樣式都長得不太一樣,涵蓋的項目也可能因為採購範圍而有所差異,像是國內採購或國外採購。但說到必須要遵守的採購單格式,通常會有這些內容:

  • 採購單號

  • 訂購日期

  • 買方基本資料:公司名稱、公司地址、採購聯絡人

  • 賣方基本資料:供應商名稱、供應商編號、供應商地址、供應商聯絡人

  • 採購項目:商品編號、商品名稱、數量、單價、合計

  • 交貨內容:貿易條件、原產地、裝卸港口、運送方式、預計到貨日

  • 付款條件
採購單範本和對應格式

善用供應商管理提升採購效率


您的企業在採購過程中是否有良好的供應商管理策略?這個問題對於確保供應鏈的高效運作相當重要。一套完善的供應商管理工具有助於控管成本,確保貨物和服務的品質,不僅能夠減少商業風險和不確定性,還能夠增強您公司在採購市場上的競爭力。

OSP 曾運用 MOVEX | Order 將採購管理系統自動串聯商品資訊管理、庫存管理、供應商管理等功能,讓碎片化的資料能自動帶入採購單,甚至透過電子簽核的優勢節省審查時間,替日本客戶 Eddie Bauer Japan 改善繁瑣的紙本採購流程,將其轉變成無紙化作業,提高採購流程的效率、可靠性和精確度。延伸閱讀:《Eddie Bauer Japan 置換舊式大型主機,展開全通路之旅》

企業能在 MOVEX | Order 的採購管理功能中,迅速新增與供應商之間的協定,像是運送條款、運送方式、付款方式、裝貨港、卸貨港、到貨天數等供應商管理資訊;而供應商也能自行登入採購管理系統,發送採購出貨通知給倉庫,使採購單位即時追蹤每筆採購單的狀態。

就 OSP 的採購管理系統而言,除了能增進企業部門間的協作默契,減少人為抄寫產生的錯誤,也能增強與供應商之間的信任和忠誠度,有利於長期合作。

優秀的供應商管理就像是採購管理的神隊友。這代表著您可以更快地調整採購計劃以適應市場變化和需求變動,並且能更有效地控制存貨和安全庫存量。

結語


這也就是為什麼採購管理與供應鏈物流不該再被單獨看待,反而應該將相互交織的兩大環節整合,以便為企業轉型實現更高效的管理機制,帶給客戶更優質的服務體驗。

如果您單純想掌握採購需求和採購訂單流程,那市面上的採購管理系統、電子採購平台、ERP 等數位數位化工具都相當適合列入您的比較名單。但如果您的目標是大幅縮短採購的生命週期呢?那我們會推薦您 OSP 的採購管理系統!讓 OSP 的銷售顧問協助您精進採購流程,結合商品銷售場景與供應商管理,在市場中取得更大的優勢。

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